I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC
1. CƠ SỞ THỰC HIỆN
- Luật nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13).
- Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2014.
- Thông tư số 30/2018/TT-BGDĐT ngày 24/12/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành Quy chế quản lý người nước ngoài học tập tại Việt Nam.
- Công văn số 371/A37-P2, ngày 06/9/2011 của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an về việc giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.
- Quyết định số 777/QĐ-ĐHCT ngày 26/3/2015 của Trường Đại học Cần Thơ về việc ban hành Quy định tiếp nhận và đào tạo sinh viên nước ngoài đến học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Cần Thơ.
2. MỤC ĐÍCH
Thống nhất trình tự thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc tiếp nhận, đào tào, quản lý sinh viên quốc tế sang trao đổi, học tập/thực tập tại Trường Đại học Cần Thơ.
3. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho sinh viên quốc tế theo học tại Trường Đại học Cần Thơ với mục đích, thời gian khác nhau và có liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau trong Trường.
4. ĐỊNH NGHĨA, CHỮ VIẾT TẮT
4.1. Chữ viết tắt
- BGH: Ban Giám hiệu
- ĐVĐT: Đơn vị đào tạo
- Khoa SĐH: Khoa Sau Đại học
- PĐT: Phòng Đào tạo
- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế
- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp
- PCTSV: Phòng Công tác Sinh viên
- TTHL: Trung tâm Học liệu
- SVQT: Sinh viên Quốc tế
4.2. Các khái niệm khác
Các đơn vị có liên quan là Phòng, Ban, Khoa, Viện, Bộ môn, Trung tâm có liên quan đến việc tiếp nhận, đào tạo và quản lý sinh viên quốc tế.
5. NỘI DUNG
5.1. Tiếp nhận hồ sơ
- ĐVĐT tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ từ ứng viên.
- Đối với ứng viên gửi yêu cầu đến PHTQT để tư vấn việc theo học tại trường, PHTQT sẽ chuyển yêu cầu đến ĐVĐT.
5.2. Xét duyệt hồ sơ ứng viên
- ĐVĐT thực hiện xét duyệt hồ sơ của ứng viên theo quy định.
- Kết quả xét duyệt có thể là Đồng ý, Không đồng ý.
- Đối với ứng viên gửi yêu cầu từ PHTQT, ĐVĐT trả kết quả đến ứng viên và PHTQT.
5.1. Lập kế hoạch tiếp nhận và đào tạo SVQT
- Sau khi xét duyệt, ĐVĐT lập kế hoạch tiếp nhận và đào tạo đối với hồ sơ được đồng ý.
- Kế hoạch phải được lập trước thời gian tiếp nhận ít nhất 60 ngày (trong trường hợp phải xin thủ tục thị thực và xin phép đi địa phương thì kế hoạch phải lập trước thời gian tiếp nhận ít nhất 75 ngày).
- ĐVĐT gửi kế hoạch đến PKHTH.
5.2. Trình BGH phê duyệt
- PKHTH tiếp nhận công văn đến, trình BGH phê duyệt, nhận kết quả phê duyệt, chuyển kết quả đến ĐVĐT và các đơn vị có liên quan.
- Kết quả phê duyệt có thể là Đồng ý, Hiệu chỉnh, Không đồng ý.
5.3. Thực hiện các quy trình, thủ tục cần thiết
Sau khi có kết quả phê duyệt của BGH, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện các công tác tiếp theo.
5.3.1. Thực hiện quyết định tiếp nhận/ thư chấp thuận theo học
- ĐVĐT, Khoa SĐH, PĐT ra quyết định tiếp nhận hoặc thư chấp thuận cho ứng viên theo học, trình BGH ký.
- ĐVĐT chuyển tiếp quyết định tiếp nhận hoặc thư chấp thuận về PHTQT để tiến hành thực hiện quy trình xin thị thực (visa) và xin phép đi địa phương.
5.3.2. Thực hiện quy trình xin thi thực (visa) và xin phép đi địa phương
- ĐVĐT gửi kế hoạch tiếp nhận,công văn được BGH phê duyệt và quyết định tiếp nhận đến PHTQT.
- PHTQT thực hiện quy trình xin thị thực và xin phép đi địa phương (nếu có) trên cơ sở đề nghị chính thức bằng văn bản của đơn vị tiếp nhận.
5.3.3. Thực hiện đăng ký tạm trú
- ĐVĐT gửi kế hoạch tiếp nhận và công văn được BGH phê duyệt đến PCTSV.
- Khi SVQT đến, ĐVĐT hỗ trợ SVQT làm thủ tục khai báo tạm trú với công an phường, xã (kể cả tạm trú trong và ngoài Trường ĐHCT).
- PCTSV chịu trách nhiệm chuyển thông tin đăng ký tạm trú của SVQT đến cơ quan công an địa phương theo quy định. Trong quá trình tạm trú, nếu có sự thay đổi nào liên quan đến những nội dung trên thì SVQT báo cáo với ĐVĐT để thông báo với PCTSV bằng văn bản.
5.3.4. Thực hiện cấp thẻ SV và hướng dẫn Kỹ năng thông tin
- ĐVĐT gửi kế hoạch tiếp nhận và công văn được BGH phê duyệt đến TTHL.
- Khi SVQT đến, TTHL phối hợp với ĐVĐT tổ chức tập huấn sử dụng cơ sở vật chất, dịch vụ tiện ích, tài nguyên học liệu và thực hiện việc cấp thẻ SV.
5.3.5. Thực hiện các chương trình tập huấn/ hướng dẫn (nếu có)
5.4. Tiếp nhận, đào tạo và quản lý theo kế hoạch
- ĐVĐT báo cáo kết quả tiếp nhận trong vòng 1 tuần sau khi SVQT đến cho các Đơn vị có liên quan.
- Các đơn vị có liên quan thực hiện tiếp nhận, đào tạo, quản lý đúng theo quy định và kế hoạch đã được duyệt.
5.5. Báo cáo về việc tiếp nhận, đào tạo và quản lý
- ĐVĐT sẽ báo cáo tình hình học tập của SVQT vào cuối mỗi học kỳ đến PHTQT hoặc khi có yêu cầu từ các Đơn vị có liên quan.
- PHTQT thực hiện việc tạo dữ liệu SVQT vào hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý lưu học sinh tại địa chỉ http://lhsnn.vied.vn chậm nhất 30 ngày sau khi SVQT nhập học, và cập nhật tình hình học tập hằng năm hoặc khi có sự thay đổi.
- PHTQT gửi báo cáo về tình hình SVQT về Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 31 tháng 12 hằng năm.
- Đối với SVQT sang trao đổi do PHTQT tiếp nhận, sẽ không báo cáo lên hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử quản lý lưu học sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
6. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM
6.1. Ban Giám hiệu:
- Quản lý chung.
- Xem xét, phê duyệt.
6.2. Đơn vị đào tạo
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, đảm bảo đúng theo quy định.
- Lập kế hoạch tiếp nhận và đào tạo SVQT.
- Bố trí giảng viên giảng dạy, nhân sự phụ trách, hướng dẫn thực tập, tổ chức nghiên cứu, học tập cho SVQT phù hợp với mục đích đào tạo.
- Phối hợp với các Đơn vị có liên quan tư vấn và hỗ trợ SVQT về các quy định, công tác học vụ trong quá trình học tập.
- Báo cáo về việc tiếp nhận và tình hình học tập của SVQT đến các Đơn vị có liên quan.
- Lưu trữ hồ sơ.
6.3. Khoa Sau Đại học và Phòng Đào tạo
- Thực hiện quyết định tiếp nhận SVQT
- Hoàn tất thủ tục nhập học, quản lý hồ sơ đào tạo SVQT trong quá trình học tập tại Trường.
- Quản lý và cung cấp thông tin về quá trình học tập cho ĐVĐT.
- Xét tốt nghiệp, hoàn thành hồ sơ tốt nghiệp và bàn giao cho ĐVĐT ngay sau khi SV kết thúc khóa học.
- Lưu trữ hồ sơ.
6.4. Phòng Hợp tác Quốc tế
- Thực hiện thư chấp thuận cho SVQT mà PHTQT tiếp nhận.
- Thực hiện xin thị thực và xin phép đi địa phương (nếu có).
- Cập nhật và báo cáo tình hình học tập của SVQT với BGH, Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc các Đơn vị có liên quan khi có yêu cầu.
- Báo cáo đến các cơ quan chức năng theo định kỳ thông tin đoàn vào của Trường.
6.5. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:
- Tiếp nhận và phản hồi công văn.
- Lưu trữ hồ sơ, văn bản.
6.6. Phòng Công tác Sinh viên
- Bố trí nơi ở, quản lý SV và thực hiện các thủ tục khai báo tạm trú nếu SV ở trong Ký túc xá của Trường
- Quản lý SV nội trú, cùng ĐVĐT tham gia quản lý SV ngoại trú.
- Lưu trữ hồ sơ, văn bản.
6.7. Trung tâm Học liệu
- Thực hiện hướng dẫn kỹ năng thông tin và cấp thẻ SV.
- Lưu trữ hồ sơ.
6.8. Các đơn vị liên quan khác:
- Phối hợp với ĐVĐT triển khai việc tiếp nhận, đào tạo và quản lý theo đúng quy định
- Báo cáo kết quả thực hiện và lưu trữ hồ sơ.
II. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, ĐÀO TẠO VÀ QUẢN LÝ SVQT SANG TRAO ĐỔI, HỌC TẬP/ THỰC TẬP TẠI TRƯỜNG ĐHCT
