I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực hiện thủ tục xin thị thực, gia hạn thị thực và xin phép đi địa phương cho khách quốc tế đến làm việc với Trường Đại học Cần Thơ.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả đơn vị trong Trường thực hiện thủ tục xin thị thực, gia hạn thị thực và xin phép đi địa phương đối với khách quốc tế đến làm việc với Trường Đại học Cần Thơ.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13).

- Nghị định số 102/2013/NĐ-CP, ngày 05 tháng 9 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

- Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2014.

- Thông tư liên tịch số 01/2012/TTLT-BCA-BNG ngày 03/01/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 04/2002/TTLT-BCA-BNG ngày 29/01/2002 và Thông tư liên tịch số 05/2009/TTLT/BCA-BNG ngày 12/5/2009 hướng dẫn thủ tục giải quyết cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đăng ký thường trú tại Việt Nam.

- Công văn số 371/A37-P2, ngày 06/9/2011 của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an về việc giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế.

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

b. Các khái niệm khác:

Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng Ban, Khoa, Viện, Trung tâm, Bộ môn nào có thực hiện thủ tục xin thị thực, gia hạn thị thực và xin phép đi địa phương. 

2. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

2.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

2.2. Phòng Hợp tác Quốc tế:

- Tiếp nhận hỗ trợ đơn vị thực hiện các quy trình xin thị thực, gia hạn thị thực và xin phép đi địa phương.

- Chuẩn bị văn bản trình BGH phê duyệt.

- Liên hệ với Cục Quản lý xuất nhập cảnh để theo dõi tiến độ hồ sơ.

2.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

Trình ký và lưu trữ công văn đi xin thị thực, gia hạn thị thực và xin phép đi địa phương.

2.4. Các đơn vị có liên quan khác:

- Đề xuất xin thi thực, xin gia hạn thị thực, xin phép đi địa phương cho khách quốc tế.

- Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo tháng, quý, theo năm hoặc đột xuất. 

II. LƯU ĐỒ

1.1. Lưu đồ quy trình xin thị thực nhập cảnh (visa) 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu

 

 

 

1.     

Hồ sơ: (1) kế hoạch đoàn vào hoặc hội thảo đã được duyệt;

(2) công văn xin thị thực; (3) giấy tờ có liên quan; Hồ sơ gửi PKHTH (cc:PHTQT).

Đơn vị.

Chậm nhất 21 ngày trước ngày đoàn vào.

HTQT-VISA01

2.     

Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

a) Hợp lệ: Dự thảo văn bản đề nghị, ký nháy, chuyển cho PKHTH; b) Cần hiệu chỉnh: gửi lại cho đơn vị bổ sung;

c) Không hợp lệ: đề nghị dừng không tiến hành.

PHTQT.

01 ngày.

 

3.     

- Kiểm tra thể thức văn bản.

- Trình BGH ký.

 

PKHTH.

01 ngày.

 

 

4.     

Nhận văn bản đã ký từ BGH,

vào sổ văn bản, chuyển văn bản cho PHTQT.

PKHTH.

 

01  ngày.

 

 

5.     

Nộp hồ sơ đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh, email thông báo cho đơn vị biết hồ sơ đã nộp.

PHTQT.

 

 

01 ngày.

 

6.     

- Nhận kết quả từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

- Chuyển kết quả cho đơn vị đề nghị để đơn vị gửi cho khách.

- Lưu hồ sơ đề nghị nhập cảnh.

 

PHTQT.

10 ngày.

 

7.     

Kết thúc

 

 

 


1.2. Lưu đồ quy trình xin gia hạn thị thực (visa)

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu.

 

 

 

8.     

Gửi công văn đề nghị xin gia hạn thị thực bao gồm kế hoạch làm việc bổ sung, gửi đến PKHTH.

Đơn vị.

Chậm nhất 12 ngày trước ngày thị thực hết hạn.

 

9.     

Trình xin phê duyệt BGH, gửi kết quả đến đơn vị và PHTQT.

PKHTH.

01 ngày.

 

10. 

Lập hồ sơ bao gồm: (1) tờ khai theo mẫu; (2) công văn xin gia thị thực; (3) giấy tờ có liên quan. Gửi đến PHTQT.

 

Đơn vị.

01 ngày.

 

HTQT-VISA02

HTQT-VISA03

11. 

PHTQT: Kiểm tra hồ sơ, ký nháy và chuyển cho PKHTH.

PKHTH: Trình BGH ký công văn đi, chuyển công văn lại cho PHTQT.

PHTQT,

PKHTH.

 

02 ngày.

 

 

12. 

Nộp hồ sơ đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh, email thông báo cho đơn vị biết hồ sơ đã nộp.

PHTQT.

 

 

01 ngày.

 

13. 

- Nhận kết quả từ Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.

- Chuyển kết quả cho đơn vị đề nghị để đơn vị gửi cho khách.

- Lưu hồ sơ đề nghị nhập cảnh.

 

PHTQT.

05 ngày.

 

14. 

Kết thúc

 

 

 

 1.3. Lưu đồ quy trình xin phép đi địa phương 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu.

 

 

 

15. 

Gửi công văn đề nghị xin đi địa phương (nếu chưa được duyệt trong kế hoạch đoàn vào), gửi PKHTH.

Đơn vị.

Chậm nhất 14 ngày trước ngày đi địa phương.

 

16. 

Trình xin phê duyệt BGH, gửi kế quả đến đơn vị và PHTQT.

PKHTH.

01 ngày.

 

17. 

Lập hồ sơ bao gồm: (1) công văn xin phép đi địa phương; (2) chương trình làm việc; (3) giấy tờ có liên quan. Gửi đến PHTQT.

 

Đơn vị.

02 ngày.

 

HTQT-ĐP01

18. 

PHTQT: Kiểm tra hồ sơ, ký nháy và chuyển cho PKHTH.

PKHTH: Trình BGH ký công văn đi, chuyển công văn lại cho PHTQT.

PHTQT,

PKHTH.

 

02 ngày.

 

 

19. 

Chuyển fax đến UBND hoặc Sở Ngoại vụ; bản gốc gửi qua đường công văn đến các cơ quan hữu quan.

PHTQT.

 

 

01 ngày.

 

20. 

PKHTH nhận kết quả, chuyển đến PHTQT và đơn vị.

PKHTH,

PHTQT,

đơn vị.

07 ngày.

 

21. 

Đơn vị gửi báo cáo cho PHTQT.

PHTQT soạn công văn báo cáo gửi địa phương. PKHTH lưu công văn đi; PHTQT lưu hồ sơ.

Đơn vị,

PHTQT.

01 ngày.

 

22. 

Kết thúc

 

 

 

Phòng Hợp tác Quốc tế - Trường Đại học Cần Thơ. 
Lầu 3, Nhà điều hành, Khu II, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TPCT 
ĐT: +84-(0)292-3838262 | 3872160 | 3872283 | Fax: +84-(0)2923-872190