I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN:

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực quy trình quản lý dự án quốc tế.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả các dự án có yếu tố nước ngoài do Trường Đại học Cần Thơ thực hiện hoặc do các đơn vị trong Trường chủ trì dự án thực hiện.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09.11.2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;

- Căn cứ Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22.10.2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;

- Căn cứ Thông tư số 07/2010/TT-BKH ngày 30.03.2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22.10.2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;

- Căn cứ Thông tư số 225/2010/TT-BTC ngày 31.12.2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;

- Căn cứ Thông tư số 06/2011/TT-BGDĐT ngày 11.02.2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a.Từ viết tắt:

- Bộ GD&ĐT: Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Vụ KHTC: Vụ Kế hoạch Tài chính.

- Tổ QL&TNVTQT: Tổ Quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế.

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế .

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

- PTV: Phòng Tài vụ.

- PQTTB: Phòng Quản trị Thiết bị.

b. Các khái niệm khác

Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng Ban, Khoa, Viện, Bộ môn, Trung tâm nào có liên quan đến quy trình Quản lý dự án quốc tế.

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Tiếp nhận dự án:

- Đơn vị trình dự án mới đến BGH và PHTQT với đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu.

- Sau khi BGH phê duyệt PKHTH sẽ gửi hồ sơ đến các đơn vị có liên quan.

- PHTQT lưu thông tin dự án, cấp code dự án và soạn công văn đề nghị thành lập Ban quản lý dự án theo công văn đề nghị từ phía đơn vị.

- PKHTH sẽ gửi công văn được phê duyệt đến các đơn vị có liên quan.

- Khi có quyết định thành lập Ban quản lý dự án, PHTQT lưu hồ sơ.

2.2. Trình dự án đến Bộ GD&ĐT:

- Đơn vị phối hợp với PHTQT viết văn kiện dự án và trình dự án mới đến Bộ GD&ĐT.

- Vụ KHTC tiến hành xin ý kiến các cơ quan hữu quan có liên quan về văn kiện dự án và gửi phản hồi cho Trường Đại học Cần Thơ khi có kết quả góp ý cho văn kiện; trình Bộ GD&ĐT phê duyệt ra quyết định cho dự án.

- Khi có quyết định phê duyệt dự án từ Bộ GD&ĐT, PHTQT và PTV lưu thông tin.

2.3. Xác nhận viện trợ dự án:

- PTV gửi giấy báo chuyển tiền dự án cho PHTQT.

- PHTQT soạn công văn xin xác nhận viện trợ dự án và tờ khai xác nhận viện trợ dự án trình BGH phê duyệt.

- PKHTH gửi hồ sơ được BGH phê duyệt cho PHTQT.

- PHTQT gửi hồ sơ được BGH phê duyệt đến Tổ QL&TNVTQT.

- Tổ QL&TNVTQT phê duyệt xác nhận viện trợ cho dự án theo công văn đề nghị.

- PHTQT và PTV lưu hồ sơ dự án được phê duyệt xác nhận viện trợ.

2.4. Báo cáo định kỳ và báo cáo tổng kết dự án:

- Chủ nhiệm dự án báo cáo tiến độ thực hiện dự án định kỳ vào tháng 01 hàng năm và báo cáo kết thúc dự án đối với các dự án kết thúc trong năm ở thời điểm hiện tại.

- PHTQT lưu các hồ sơ báo cáo của các dự án.

- Đối với các dự án kết thúc thì chủ nhiệm dự án phối hợp với PQTTB thực hiện kiểm kê và bàn giao tài sản trong dự án. 

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

3.2. Phòng Hợp tác Quốc tế:

- Tiếp nhận hỗ trợ đơn vị thực hiện các quy trình quản lý dự án quốc tế.

- Chuẩn bị văn bản trình BGH phê duyệt.

- Chuẩn bị văn bản trình Bộ GD&ĐT phê duyệt.

- Chuẩn bị văn bản trình Tổ QL&TNVTQT phê duyệt.

- Liên hệ với các đơn vị hữu quan để theo dõi tiến độ hồ sơ.

3.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

- Trình ký và lưu trữ công văn có liên quan đến quản lý dự án quốc tế.

3.4. Phòng Tài vụ

- Phối hợp quản lý kinh phí của dự án.

- Cung cấp hồ sơ để PHTQT thực hiện xác nhận viện trợ cho dự án.

- Lưu quyết định phê duyệt dự án từ Bộ GD&ĐT và phê duyệt xác nhận viện trợ dự án từ Tổ QL&TNVTQT.

3.5. Phòng Quản trị Thiết bị

- Phối hợp với chủ nhiệm dự án kiểm kê và bàn giao tài sản trong dự án.

3.6. Các đơn vị có liên quan khác

- Trình dự án quốc tế mới.

- Phối hợp thực hiện các hồ sơ trình Bộ GD&ĐT và Tổ QL&TNVTQT.

- Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quý, năm hoặc đột xuất.

II. LƯU ĐỒ

1. Lưu đồ tiếp nhận dự án 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

 

Bắt đầu

 

 

 

1.     

Lập hồ sơ: (1) Công văn trình dự án; (2) Đề cương (Việt và Anh); (3) Hợp đồng (Việt và Anh); (4) Công văn đề nghị thành lập BQL dự án; (5) Định mức chi; (6) Kế hoạch chi tổng (7) Kế hoạch chi năm.

- Đơn vị

- PHTQT

01 ngày.

Mẫu

HTQT-DA01; HTQT-DA02; HTQT-DA03; HTQT-DA04

 

2.     

Kiểm tra hồ sơ và gửi PKHTH trình BGH phê duyệt

HTQT

01 ngày

 

3.     

Trình BGH phê duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, gửi kết quả cho các đơn vị có liên quan.

PKHTH

03 ngày.

 

4.     

Nếu BGH yêu cầu hiệu chỉnh, đơn vị và PHTQT phối hợp hiệu chỉnh theo yêu cầu.

Đơn vị

PHTQT

03 ngày.

 

5.     

PHTQT lưu dự án vào hồ sơ quản lý, cấp code cho dự án, soạn công văn đề nghị Trường ra quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

PHTQT

01 ngày.

 

6.     

Trình BGH phê duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, gửi kết quả cho các đơn vị có liên quan.

PKHTH

03 ngày.

 

7.     

Kết thúc.

 

 

 


2.
Lưu đồ trình tự dự án đến Bộ Giáo dục và Đào tạo 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu

 

 

 

1.

Hồ sơ: (1) Tờ trình dự án mới; (2) Quyển Văn kiện dự án.

  Đơn vị

  PHTQT

01 ngày.

Mẫu

HTQT-DA05; HTQT-DA06.

 

2.

Trình xin ý kiến của các cơ quan hữu quan có liên quan, gửi phản hồi ý kiến cho Trường Đại học Cần Thơ, trình Bộ GD&ĐT phê duyệt, gửi kết quả cho Trường Đại học Cần Thơ.

PKHTH

01 ngày.

Nhận kết quả trong 30 ngày.

3.

PHTQT và PTV lưu quyết định phê duyệt dự án của Bộ GD&ĐT.

  PHTQT

  PTV

01 ngày.

 

4.

Kết thúc.

 

 

 

 3. Lưu đồ xác nhận viện trợ dự án 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/
Biểu mẫu

 

 

Bắt đầu

 

 

 

1.

PTV gửi Giấy chuyển tiền (giấy báo có) của dự án đến PHTQT.

PTV

01 ngày.

 

2.

Hồ sơ: (1) Công văn xin xác nhận viện trợ (2) Tờ khai xác nhận viện trợ; (3) Giấy chuyển tiền (có mộc sao y); (4) Quyết định phê duyệt dự án của Bộ GD&ĐT (đối với các dự án xác nhận viện trợ đợt đầu); (5) Đề cương và hợp đồng bằng tiếng Việt và tiếng Anh (đối với các dự án xác nhận viện trợ đợt đầu).

PHTQT

01 ngày.

Mẫu

HTQT-DA07; HTQT-DA08.

 

3.

Trình BGH phê duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, gửi kết quả cho PHTQT.

PKHTH

03 ngày.

 

8.     

PHTQT gửi hồ sơ đến Tổ QL&TNVTQT ở thành phố Hồ Chí Minh.

PHTQT

01 ngày.

 

9.     

Nhận kết quả từ: Tổ QL&TNVTQT xác nhận viện trợ cho dự án theo công văn nhận được và gửi kết quả lại cho Trường Đại học Cần Thơ.

PKHTH

07 ngày.

 

10. 

PHTQT và PTV lưu kết quả xác nhận viện trợ cho dự án nhận từ Tổ QL&TNVTQT.

  PHTQT

  PTV

01 ngày.

 

11. 

Kết thúc.

 

 

 

 4. Lưu đồ báo cáo định kỳ và báo cáo tổng kết dự án 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu

 

 

 

1.

Chủ nhiệm dự án lập báo cáo dự án định kỳ hàng năm (đối với các dự án đang hoạt động), và báo cáo kết thúc dự án (đối với các dự án kết thúc trong năm, tại thời điểm báo cáo) gửi PHTQT (vào tháng 01 hàng năm).

Chủ nhiệm dự án

01 ngày.

Mẫu

HTQT-DA09; HTQT-DA10.

 

2.

PHTQT tiếp nhận các báo cáo dự án và lưu hồ sơ.

PHTQT

01 ngày.

 

3.

Đối với các dự án kết thúc trong năm, PQTTB phối hợp với chủ nhiệm dự án kiểm kê và bàn giao tài sản dự án.

Chủ nhiệm dự án

PQTTB

07 ngày.

 

4.

Kết thúc.

 

 

 

Phòng Hợp tác Quốc tế - Trường Đại học Cần Thơ. 
Lầu 3, Nhà điều hành, Khu II, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TPCT 
ĐT: +84-(0)292-3838262 | 3872160 | 3872283 | Fax: +84-(0)2923-872190