I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc xin phép tiếp khách quốc tế của Trường và của đơn vị.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho quá trình đón tiếp các đoàn khách quốc tế với quy mô khác nhau và có liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau trong Trường.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Luật nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13).

- Nghị định số 102/2013/NĐ-CP, ngày 05 tháng 9 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

- Thông tư số 03/2014/TT-BLĐTBXH ngày 20/01/2014 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 102/2013/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2014.

- Thông tư liên tịch số 01/2012/TTLT-BCA-BNG ngày 03/01/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 04/2002/TTLT-BCA-BNG ngày 29/01/2002 và Thông tư liên tịch số 05/2009/TTLT/BCA-BNG ngày 12/5/2009 hướng dẫn thủ tục giải quyết cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đăng ký thường trú tại Việt Nam.

- Công văn số 371/A37-P2, ngày 06/9/2011 của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an về việc giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho người nước ngoài.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế.

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

b. Các khái niệm khác: Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng, Ban, Khoa, Viện, Trung tâm, Bộ môn nào có liên quan đến đến việc đón tiếp đoàn khách quốc tế.

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Lập hồ sơ xin tiếp khách:

Đơn vị lập hồ sơ đoàn vào theo mẫu, trong trường hợp là khách của BGH thì PHTQT sẽ thực hiện. Hồ sơ phải được lập trước thời gian tiếp khách 10 ngày (trong trường hợp phải xin thủ tục thị thực và xin phép đi địa phương thì hồ sơ phải lập trước thời gian đoàn vào ít nhất 21 ngày).

Đơn vị gửi hồ sơ tiếp khách cho PKHTH.

2.2. Trình BGH phê duyệt:

PKHTH tiếp nhận công văn đến, trình BGH phê duyệt, nhận kết quả phê duyệt, chuyển kết quả cho PHTQT và các đơn vị có liên quan.

Kết quả phê duyệt có thể là đồng ý, hiệu  chỉnh – bổ sung, hoặc không đồng ý.

2.3. Thực hiện quy trình xin thi thực (visa) và xin phép đi địa phương:

Sau khi có kết quả phê duyệt của BGH, đơn vị thực hiện tiếp quy trình xin thị thực và xin phép đi địa phương (nếu có).

2.4. Tiếp khách theo kế hoạch:

Đơn vị thực hiện tiếp khách theo kế hoạch đã được duyệt (PHTQT thực hiện nếu là khách cấp Trường).

2.5. Báo cáo kết quả tiếp khách:

Đơn vị báo cáo kết quả tiếp khách trong vòng 01 tuần sau khi tiếp khách.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét, phê duyệt và tiếp khách.

3.2. Phòng Hợp tác Quốc tế:

- Lập hồ sơ xin tiếp khách, lập kế hoạch tiếp khách, chuẩn bị tiếp khách và tiếp khách nếu là khách của BGH.

-  Liên hệ đến các đơn vị liên quan hỗ trợ tiếp khách.

-  Báo cáo kết quả tiếp khách.

-  Báo cáo đến các cơ quan chức năng theo định kỳ thông tin đoàn vào của Trường.

3.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp

-  Phối hợp với PHTQT các công tác liên quan đến việc tiếp khách.

- Lưu trữ hồ sơ xin tiếp khách.

3.4. Các đơn vị liên quan khác:

-  Hỗ trợ tiếp khách.

- Báo cáo kết quả tiếp khách .

II. LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XIN PHÉP ĐOÀN VÀO