I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN:

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực hiện đề xuất đoàn ra.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả cá nhân, đơn vị trong Trường khi đi công tác ngoài nước.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

- Nghị định số 65/2012/NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 về việc xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam. (trong đó có sửa đổi đối tượng cấp hộ chiếu công vụ: cán bộ, công chức; HCPT có giá trị 10 năm);

- Nghị định 06/2010/NĐ-CP, ngày 25/01/2010 của Chính phủ Quy định những người là công chức;

- Thông tư liên tịch số 08/2009/TTLT/BCA-BNG của Bộ Công An – Bộ Ngoại giao về việc “Hướng dẫn việc cấp hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành ở nước ngoài” theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

- Thông tư số 02/2013/TT-BNG, ngày 25/6/2013 của Bộ Ngoại giao về việc hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực;

- Thông tư số 27/2007/TT-BCA, ngày 29/11/2007 của Bộ Công an hướng dẫn cấp, sửa đổi bổ sung hộ chiếu phổ thông ở trong nước;

- Thông tư số 07/2013/TT-BCA, ngày 30/01/2013 sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 27/2007/TT-BCA, ngày 29/11/2007 của Bộ Công an hướng dẫn cấp, sửa đổi bổ sung hộ chiếu phổ thông ở trong nước;

- Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế.

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

- PTTCB: Phòng Tổ chức Cán bộ.

- PCTSV: Phòng Công tác Sinh viên.

- PTV: Phòng Tài vụ.

b. Các khái niệm khác:

Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng Ban, Khoa, Viện, Bộ môn, Trung tâm nào có liên quan đến việc đề xuất đoàn ra.

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Lập kế hoạch đoàn ra: 

- Đơn vị hoặc PHTQT lập từng kế hoạch đoàn ra hoặc sau khi tiếp nhận thư mời của đối tác tiến hành lập kế hoạch và dự trù tài chính chi tiết đoàn ra (theo mẫu HTQT-ĐR01HTQT-ĐR02).

- Nếu đơn vị sử dụng kinh phí đoàn ra do PHTQT quản lý sau khi lập xong kế hoạch và dự toán gửi đến PHTQT kiểm tra trước khi trình BGH ký phê duyệt.

2.2. BGH phê duyệt:

PKHTH trình BGH phê duyệt, chuyển kết quả phê duyệt cho đơn vị, PTCCB, PHTQT và các đơn vị có liên quan.

2.3. Ra quyết định đoàn ra:

- PTCCB phụ trách soạn quyết định đoàn ra cho cán bộ của Trường, trình BGH ký, lấy số quyết định và gửi quyết định lại cho đơn vị.

- PCTSV phụ trách soạn quyết định đoàn ra cho cán bộ của Trường, trình BGH ký, lấy số quyết định và gửi quyết định lại cho đơn vị.

2.4. Hỗ trợ thủ tục xuất cảnh:

- PHTQT hỗ trợ thực hiện các thủ tục xuất cảnh như: xác nhận bảng dịch, mua bảo hiểm, vé máy bay (nếu đơn vị có yêu cầu)…

2.5. Tạm ứng kinh phí đoàn ra:

- Đơn vị lập hồ sơ tạm ứng kinh phí, PHTQT kiểm tra. Đơn vị nộp hồ sơ tạm ứng cho PTV để được nhận tạm ứng.

2.6. Tổ chức đoàn ra:

- Cá nhân và đơn vị tổ chức đoàn ra theo kế hoạch đã được duyệt.

2.7. Báo cáo kết quả và quyết toán:

- Đơn vị báo cáo kết quả chuyến công tác (theo mẫu HTQT-DR04).

- Đơn vị quyết toán kinh phí cho PTV, PHTQT (nếu sử dụng ngân sách đoàn ra).

- PHTQT quản lý hồ sơ đoàn ra.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

3.2. Phòng Hợp tác Quốc tế:

- Nhân dự toán và kiểm tra dự toán.

- Hỗ trợ các thủ tục tạm ứng.

- Tiếp nhận các báo cáo về đoàn ra.

3.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

- Phối hợp với PHTQT thực hiện thủ tục trình phê duyệt và ký.

- Lưu trữ các văn bản.

3.4. Phòng Tài vụ:

- Thực hiện quy trình tạm ứng và thanh toán theo quy định tài vụ.

3.5. Các đơn vị có liên quan khác:

- Đề xuất và dự toán đoàn ra.

- Báo cáo đoàn ra. 

II. LƯU ĐỒ

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú

 

Bắt đầu

 

 

 

1 

Đơn vị lập kế hoạch đoàn ra theo mẫu HTQT-DR02 và dự toán kinh phí theo mẫu HTQT-ĐR03.

PHTQT kiểm tra phần dự toán kinh phí thực hiện.

Đơn vị nộp hồ sơ cho PKHTH trình BGH.

- Đơn vị.

- PHTQT.

02 ngày.

 

Đơn vị gửi kế hoạch trước khi tổ chức đoàn ra ít nhất 11 ngày.

 

Trình BGH phê duyệt, chuyển kết quả phê duyệt cho đơn vị, PTCCB, PHTQT và các đơn vị có liên quan.

- PKHTH.

02 ngày.

 

3

PTCCB lập quyết định đối với cán bộ; PCTSV lập quyết định đối với sinh viên.

- PTCCB.

- PCTSV .

01 ngày.

 

4

Đơn vị và PHTQT hỗ trợ các thủ tục xuất cảnh (đặt vé, khách sạn, mua bảo hiểm…).

- Đơn vị.

- PHTQT.

02 ngày.

 

 

5

Đơn vị lập đề nghị tạm ứng; PHTQT kiểm tra; đơn vị nộp PTV.

- PHTQT.

- Đơn vị.

- PTV.

03 ngày.

 

6

Tổ chức đoàn ra theo kế hoạch.

Đơn vị có liên quan.

Theo kế hoạch.

 

7

Đơn vị lập báo cáo theo Mẫu HTQT-DR04 gửi PHTQT.

Đơn vị quyết toán kinh phí cho PTV, PHTQT (nếu sử dụng ngân sách đoàn ra)

- Đơn vị.

- PHTQT.

- PTV.

 

01 ngày.

Chậm nhất 15 ngày sau chuyến đi.

 

Kết thúc

 

 

 

Phòng Hợp tác Quốc tế - Trường Đại học Cần Thơ. 
Lầu 3, Nhà điều hành, Khu II, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TPCT 
ĐT: +84-(0)292-3838262 | 3872160 | 3872283 | Fax: +84-(0)2923-872190