I.  QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Nghị định số 113/2014/NĐ-CP, ngày 26/11/2014 của Chính phủ về quản lý hợp tác quốc tế về pháp luật; (thay thế Nghị định số 78/2008/NĐ-CP, ngày 17/7/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật)

- Thông tư số 07/2015/TT-BTP, ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực  hiện một số quy định của Nghị định số 113/2014/NĐ-CP, ngày 26/11/2014 của Chính phủ về quản lý hợp tác quốc tế về pháp luật (thay thế cho Thông tư số 10/2008/TT-BTP, ngày 31/12/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực  hiện một số quy định của Nghị định số 78/2008/NĐ-CP ngày 17/07/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật Nghị định số 78/2008/NĐ-CP, ngày 17/7/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật;

2. MỤC ĐÍCH

Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài do Trường Đại học Cần Thơ tổ chức, đồng tổ chức, hoặc đơn vị tổ chức, đồng tổ chức.

4. ĐỊNH NGHĨA - CHỮ VIẾT TẮT

4.1. Định nghĩa

“Hội nghị, hội thảo quốc tế” là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm: Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài; Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

4.2. Chữ viết tắt

- BGH: Ban Giám hiệu

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp

4.3. Các khái niệm khác

Các đơn vị có liên quan là Phòng Ban, Khoa, Viện, Bộ môn, Trung tâm nào có liên quan đến quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

5.   NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lập đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế   

Đơn vị lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi đến PKHTH để trình BGH phê duyệt.

5.2. BGH phê duyệt

PKHTH trình BGH phê duyệt, chuyển kết quả phê duyệt cho Đơn vị, PHTQT và các đơn vị có liên quan.

5.3. Lập hồ sơ xin phép cơ quan có thẩm quyền

PHTQT rà soát thông tin liên quan, soạn công văn xin phép cơ quan có thẩm quyền và trình BGH ký duyệt.

5.4. Trình ký văn bản gửi cơ quan có thẩm quyền

PKHTH trình BGH ký duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, vào sổ văn bản, chuyển văn bản cho PHTQT.

5.5. Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

PHTQT chuẩn bị hồ sơ gửi đến cơ quan có thẩm quyền (PHTQT gửi thêm fax nếu khẩn cấp)

5.6. Nhận kết quả từ cơ quan có thẩm quyền

PKHTH nhận kết quả từ cơ quan có thẩm quyền, chuyển PHTQT và đơn vị có liên quan.

5.7. Tiến hành hội nghị, hội thảo

Đơn vị xin phép và các đơn vị liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch.

5.8. Báo cáo kết quả

Đơn vị gửi báo cáo kết quả tổ chức HN, HT; PHTQT gửi báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền.

6. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

6.1. Ban Giám hiệu

- Quản lý chung

- Xem xét và phê duyệt

6.2. Phòng Hợp tác Quốc tế

- Tiếp nhận hỗ trợ đơn vị thực hiện quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Chuẩn bị văn bản trình BGH phê duyệt.

- Trình công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đến cơ quan có thẩm quyền.

- Liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để theo dõi tiến độ hồ sơ.

- Gửi báo cáo kết quả thực hiện cho cơ quan có thẩm quyền.

- Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo tháng, quý, theo năm hoặc đột xuất

6.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp

Trình ký và lưu trữ công văn đi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

6.4. Các đơn vị có liên quan khác

- Đề xuất xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Phối hợp với PHTQT hoàn thiện hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

7.   LƯU ĐỒ