I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc thực quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả hội nghị hội thảo có yếu tố nước ngoài do Trường Đại học Cần Thơ tổ chức hay đồng tổ chức, hoặc đơn vị tổ chức hoặc đồng tổ chức.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

- Nghị định số 78/2008/NĐ-CP, ngày 17/7/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật;

- Thông tư số 10/2008/TT-BTP, ngày 31/12/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 78/2008/NĐ-CP ngày 17/07/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế .

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

b. Các khái niệm khác:

Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng Ban, Khoa, Viện, Trung tâm Bộ môn nào có liên quan đến quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Lập đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

Đơn vị hoặc PHTQT lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi đến PKHTH để trình BGH phê duyệt.

2.2. BGH phê duyệt:

PKHTH trình BGH phê duyệt, chuyển kết quả phê duyệt cho đơn vị, PHTQT và các đơn vị có liên quan.

2.3. Lập hồ sơ xin phép cơ quan hữu quan:

PHTQT soạn công văn gửi cơ quan bộ hoặc địa phương trình BGH ký duyệt (gửi PKHTH).

2.4. Trình ký văn bản gửi cơ quan hữu quan:

PKHTH trình BGH ký duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, vào sổ văn bản, chuyển văn bản cho PHTQT.

2.5. Gửi hồ sơ đến cơ quan hữu quan:

PHTQT chuẩn bị hồ sơ, chuyển PKHTH gửi đến cơ quan hữu quan (PHTQT gửi thêm fax nếu khẩn cấp).

2.6. Nhận kết quả từ cơ quan hữu quan:

PKHTH nhận kết quả từ cơ quan hữu quan, chuyển PHTQT và đơn vị có liên quan.

2.7. Tiến hành hội nghị, hội thảo:

Đơn vị xin phép và các đơn vị liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch.

2.8. Báo cáo kết quả:

Đơn vị gửi báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo; PHTQT gửi báo cáo cho các cơ quan hữu quan.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

3.2. Phòng Hợp tác Quốc tế

- Tiếp nhận hỗ trợ đơn vị thực hiện các quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Chuẩn bị văn bản trình BGH phê duyệt.

- Liên hệ với các đơn vị hữu quan để theo dõi tiến độ hồ sơ.

3.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

Trình ký và lưu trữ công văn đi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

3.4. Các đơn vị có liên quan khác:

- Đề xuất xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

- Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo tháng, quý, theo năm hoặc đột xuất.

II.  LƯU ĐỒ 

Bước

Lưu đồ

Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú/Biểu mẫu

 

Bắt đầu

 

 

 

1.     

Hồ sơ: (1) Công văn đề nghị; (2) Chương trình chi tiết; (3) Danh sách khách quốc tế; (4) Tóm tắt bài báo cáo.

  Đơn vị.

  PHTQT.

Chậm nhất 28 ngày trước ngày tổ chức.

Mẫu

HTQT-HN01

 

2.     

Trình BGH phê duyệt, gửi kết quả cho các đơn vị có liên quan.

PKHTH.

01 ngày.

 

3.     

PHTQT soạn công văn gửi cơ quan bộ hoặc địa phương trình BGH ký duyệt (gửi PKHTH).

PHTQT.

 

01 ngày.

 

 

4.     

Trình BGH ký duyệt, nhận văn bản đã ký từ BGH, vào sổ văn bản, chuyển văn bản cho PHTQT.

PKHTH.

 

03  ngày.

 

 

5.     

Nộp hồ sơ đến cơ quan hữu quan (gửi thêm fax nếu khẩn cấp).

PHTQT

PKHTH

 

 

01 ngày

 

6.     

PKHTH: Nhận kết quả từ cơ quan hữu quan, chuyển PHTQT và đơn vị có liên quan.

PHTQT.

10 ngày.

 

7.     

Đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo theo kế hoạch.

Đơn vị

PHTQT

 

 

8.     

Đơn vị gửi báo cáo kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo; PHTQT gửi báo cáo cho các cơ quan hữu quan.

Đơn vị

PHTQT.

 

Chậm nhất 15 ngày sau khi tổ chức.

Mẫu

HTQT-HN02

9.     

Kết thúc.

 

 

 

Phòng Hợp tác Quốc tế - Trường Đại học Cần Thơ. 
Lầu 3, Nhà điều hành, Khu II, đường 3/2, quận Ninh Kiều, TPCT 
ĐT: +84-(0)292-3838262 | 3872160 | 3872283 | Fax: +84-(0)2923-872190