I. QUY TRÌNH CÔNG TÁC

1. CƠ SỞ THỰC HIỆN

1.1. Mục đích, phạm vi áp dụng:

a. Mục đích: Thống nhất trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong việc tổ chức ký kết biên bản ghi nhớ với các đoàn khách quốc tế đến làm việc với Trường.

b. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho quá trình đón tiếp và ký kết với các đoàn khách quốc tế với quy mô khác nhau và có liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau.

1.2. Văn bản áp dụng:

- Căn cứ Pháp lệnh số 33/2007/PL-UBTVQH11 ngày 20 tháng 4 năm 2007 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế;

- Nghị định số 73/2012/NĐ-CP, ngày 26/9/2012 của Chính phủ quy định về hợp tác, đầu tư của nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục;

- Nghị định số 78/2008/NĐ-CP, ngày 17/7/2008 của Chính phủ về quản lý hợp tác với nước ngoài về pháp luật.

1.3. Giải thích từ ngữ, từ viết tắt:

a. Từ viết tắt:

- PHTQT: Phòng Hợp tác Quốc tế.

- BGH: Ban Giám hiệu.

- PKHTH: Phòng Kế hoạch Tổng hợp.

b. Các khái niệm khác: Các đơn vị có liên quan là bất cứ Phòng, Ban, Khoa, Viện, Trung tâm, Bộ môn nào có liên quan đến buổi làm việc.

2. NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1. Dự thảo biên bản ghi nhớ:

- Đơn vị hoặc PHTQT sau khi tiếp nhận đề nghị từ các tổ chức/đối tác về việc ký kết bản ghi nhớ hợp tác trong các lĩnh vực chung sẽ tiến hành soạn thảo biên bản ghi nhớ (có thể theo mẫu MOU nếu ký kết cấp Trường hoặc MOA nếu ký kết cấp đơn vị).

- Đơn vị sau khi soạn thảo cần gửi cho PHTQT để có ý kiến hoàn chỉnh thêm.

2.2. Đàm phán nội dung của biên bản ghi nhớ với đối tác:

- Đơn vị hoặc PHTQT liên lạc và thảo luận với phía đối tác về nội dung các lĩnh vực hợp tác, thời gian hiệu lực, và ngôn ngữ ký kết (tuỳ theo thống nhất với phía đối tác, tuy nhiên ưu tiên tiếng Anh). Nếu sử dụng ngoại ngữ khác ngoài tiếng Anh thì cần có bản Tiếng Việt. Nội dung của biên bản cần ghi rõ giá trị pháp lý của các ngôn ngữ.

Ví dụ: Biên bản ghi nhớ này được soạn bằng 02 thứ tiếng, tiếng Việt và tiếng Pháp, và làm thành 02 bản. Cả 02 bản đều có giá trị pháp lý như nhau.

- Trong quá trình đàm phán tham vấn ý kiến của PHTQT, BGH để có sự thống nhất trong nội dung đàm phán.

2.3. Trình BGH duyệt:

- Sau khi nhận được phản hồi từ phía đối tác, đơn vị hoặc PHTQT tiến hành xem xét, chỉnh sửa biên bản ghi nhớ sao cho phù hợp với cả hai bên.

- PHTQT trình bản ghi nhớ xin ý kiến BGH, kết quả có thể là: 1) không tiến hành ký kết; 2) hiệu chỉnh hay đàm phán lại; 3) đồng ý tiến hành ký kết.

- PHTQT gửi cho đơn vị ý kiến của BGH về bản ghi nhớ.

2.4. Tiến hành ký kết:

- Biên bản ghi nhớ thường được in thành 02 bản (02 đối tác), sau khi ký kết mỗi bên giữ 01 bản. Hoàn tất việc in nên kiểm tra lần cuối để tránh sai sót.

- Nếu đồng thuận thì xác nhận phương thức ký kết: trực tiếp hoặc gián tiếp.

- Đối với trường hợp ký kết trực tiếp:

- PHTQT sẽ tổ chức buổi lễ ký kết đối với bản ghi nhớ cấp Trường.

- Đơn vị sẽ tổ chức buổi lễ ký kết đối với bản ghi nhớ cấp đơn vị.

- Sau khi ký kết, đóng dấu bản gốc biên bản ghi nhớ và đưa 01 bộ gốc ngay cho đối tác.

- Đối với trường hợp ký kết gián tiếp:

- Nếu không gặp mặt ký kết thì mỗi bên ký trước, đóng dấu rồi gửi văn bản ghi nhớ qua đường bưu điện cho đối tác bên kia. Đơn vị khi nhận được biên bản ghi nhớ của đối tác sẽ chuyển cho - PHTQT trình Hiệu trưởng ký và đóng dấu. Sau đó, đơn vị hoặc PHTQT sẽ chuyển lại 01 bản cho đối tác (nếu có).

2.5. Quản lý ký kết:

a. Ghi nhận đoàn vào, quà tặng và lưu liên lạc.

b. Đăng tin lên trang web của Trường và PHTQT.

c. Lưu biên bản ghi nhớ đã ký kết theo quốc gia, nội dung ký kết và thời gian hiệu lực.

d. Scan biên bản ghi nhớ và lưu thành file pdf trong Folder thích hợp.

e. Cập nhật thông tin (tên đối tác, ngày ký, thời hạn, nội dung) vào danh sách quản lý ký kết; cập nhật trong phần mềm quản lý HTQT (đơn vị nhập biên bản ghi nhớ cấp đơn vị, PHTQT nhập biên bản ghi nhớ cấp Trường).

f. Photo biên bản ghi nhớ cho các đơn vị và cá nhân có liên quan thực hiện.

g. Theo dõi tình hình thực hiện, triển khai biên bản ghi nhớ và báo cáo.

3. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM

3.1. Ban Giám hiệu:

- Quản lý chung.

- Xem xét và phê duyệt.

3.2. Phòng Hợp tác Quốc tế:

- Nhận thông tin và liên hệ với đối tác.

- Thông báo cho các đơn vị có liên quan về kế hoạch của buổi ký kết.

- Trình BGH nội dung buổi ký kết.

- Chuẩn bị cho buổi gặp mặt.

3.3. Phòng Kế hoạch Tổng hợp:

- Phối hợp với PHTQT chuẩn bị cho buổi lễ ký kết.

- Lưu trữ biên bản ghi nhớ.

3.4. Các đơn vị có liên quan khác:

- Đề xuất đối tác để ký kết biên bản ghi nhớ.

- Thỏa thuận với đối tác.

- Tổ chức buổi lễ ký kết cấp đơn vị.

- Thực hiện nội dung các biên bản ghi nhớ.

- Báo cáo định kỳ việc thực hiện các nội dung của biên bản ghi nhớ (theo quý, theo 6 tháng, theo năm, hoặc đột xuất).

II. LƯU ĐỒ

Lưu đồ quy trình ký kết biên bản ghi nhớ